メールを書くのが面倒だと感じたことはありませんか？
ChatGPTを使えば、営業文からお礼の連絡、英語メールまで、簡単に・丁寧に・短時間で作成できます。
本記事では、ChatGPTを使ってメールを書く方法や添削の活用法、HTMLテンプレートの作成まで、実用的なプロンプト例とともにわかりやすく解説します。
ビジネスでも日常でも役立つ内容をまとめました。
- ChatGPTにメールを書いてもらう基本
- ビジネス・英語・HTMLに対応したメールの作り方
- 添削をしてもらう方法
- 今すぐに使えるプロンプト例
ChatGPTでメールを書いてもらう基本的な使い方
ChatGPTを使えば、営業メールやお礼の連絡など、日常的なメール文を簡単に作成できます。
使い方はとてもシンプルで、「誰に」「何の目的で」「どんな雰囲気で」伝えたいかをChatGPTに伝えるだけでOKです。
プロンプトのコツ：「状況」と「目的」を伝えるだけでOK
丁寧な指示や専門用語は必要ありません。以下のように、状況や目的を簡潔に伝えると、自然なメール文を作ってくれます。
例1：営業メールの場合
新サービスの紹介メールを作ってください。
相手は法人担当者で、やさしくメリットを伝えたいです。300文字程度でお願いします。例2：謝罪メールの場合
納品が1日遅れることを伝える謝罪メールを作ってください。
ビジネス向けの丁寧な文体でお願いします。GPTのバージョンはどれが良い？
- 無料版（GPT-3.5）でも問題なく使えます
- より自然な文章や細かい調整が必要な場合は、有料のGPT-4がオススメです
- ビジネスメール用のカスタムGPTを使うと、さらに効率が上がります
ChatGPTでビジネスメールを作成する方法
ビジネスシーンでのメールは、「失礼のない文面」「わかりやすい構成」「適切なトーン」が求められます。ChatGPTを使えば、これらを自動で整えた文面をすぐに作成できます。
よく使われるビジネスメールの種類と目的
| 種類 | 目的 |
|---|---|
| お礼メール | 面談・商談後の感謝を伝える |
| 謝罪メール | トラブルや遅延の説明とお詫び |
| 提案メール | 商品・サービスを紹介する |
| 依頼メール | 資料請求や確認をお願いする |
| 報告メール | 経過や完了状況を共有する |
文体・トーンの指定も可能
ChatGPTは、文体やトーンの指定もできます。以下のように依頼すれば、相手や目的に合った文面を生成してくれます。
丁寧なトーンで依頼する場合
新規取引先に向けたお礼メールを作成してください。
丁寧で落ち着いた印象の文体にしてください。少しカジュアルな社内メールの場合
社内チームへの週報メールを作ってください。
ややフランクな文体で、箇条書き中心の構成でお願いします。作成されたメールに対して、「もう少し短く」「敬語を強めに」「提案部分を強調して」などと伝えると、再調整もすぐに行えます。
ChatGPTは、ビジネスメールの定型文やトーンの調整にも柔軟に対応できます。用途に応じて適切な指示を出すことで、正確かつ効率的なメール作成が可能です。
英語メールもChatGPTに任せてOK
英語でメールを送る機会があると、「文法や表現が正しいか不安」「丁寧な言い回しがわからない」といった悩みを抱える方も多いでしょう。
ChatGPTを活用すれば、英語でのメール作成・翻訳・表現の調整まで一通り対応できます。
翻訳＋自然な英文への書き換えも可能
ただ日本語を英語に直すだけでなく、ネイティブらしい表現への書き換えも対応しています。
例：日本語で指示するだけでOK
新規の海外取引先に送る、丁寧な自己紹介メールを作ってください。
フォーマルな英語で、挨拶と今後の取引に対する期待を伝えてください。結果として、以下のような文面が返ってきます：
Dear [Name],
I hope this message finds you well.
My name is [Your Name], and I am reaching out to introduce myself and express my interest in future collaboration. 〜（以下略）
英文メールの返信も作成可能
英文の受信メールを貼り付けて、返信文を作ってもらうことも可能です。
例
以下の英文メールに対して、丁寧なお礼と了承の返信を作ってください。そのまま「Yes, I understood.」ではなく、ビジネスらしい流れで書き直してくれます。
- Thank you, I appreciate…（感謝）
- I apologize for the inconvenience…（謝罪）
- I would like to propose…（提案）
こういったよく使われる表現も自動で適切に挿入してくれるため、英語が苦手な方でも安心です。
ChatGPTは、英語メールの文面作成にも非常に便利です。翻訳＋表現調整まで自動化できるため、英語力に自信がなくても、安心して海外対応が可能になります。
HTMLメールもChatGPTで生成できる？
ChatGPTは、文章だけでなくHTMLコードを含むメールテンプレートの作成にも対応しています。
シンプルな装飾付きメールや、お知らせ用のHTMLレイアウトを短時間で作成したいときに便利です。
HTMLメールの基本的な使い方
ChatGPTに以下のような指示を出すだけで、基本的なHTML構文を含むメールを出力してくれます。
例
お知らせメールのHTMLテンプレートを作ってください。
件名、本文（見出し付き）、ボタンリンクを含めて、ビジネス用途に合うシンプルなデザインにしてください。<html>
<body style="font-family: sans-serif;">
<h2>【お知らせ】サービス内容の変更について</h2>
<p>平素よりご利用いただきありがとうございます。</p>
<p>このたび、一部サービス内容を変更させていただくこととなりました。</p>
<a href="https://example.com" style="padding: 10px 20px; background-color: #007BFF; color: white; text-decoration: none; border-radius: 5px;">
詳細を見る
</a>
</body>
</html>注意点：そのまま使えるとは限らない
- 表示確認が必要：メールソフトやデバイスによってレイアウトが崩れることがあるため、送信前に必ずプレビュー確認を。
- 装飾はシンプルに：一部のメールクライアントでは外部CSSや画像が正しく表示されないため、インラインCSS推奨。
- 画像リンクやURLは手動で設定：ダミーURLが出力されることが多いため、リンク先は必ず差し替えを。
ChatGPTは、シンプルなHTMLメールのテンプレート作成にも十分対応できます。
ただし、送信前の確認や最終調整は、人の目でしっかり行うようにしましょう。
ChatGPTによるメール添削の使い方
「このメール、失礼じゃないかな？」「言い回しがくどいかも…」そんなときにもChatGPTは役立ちます。
作成済みのメール文を貼り付ければ、敬語のチェックや表現の調整をしてくれるため、添削ツールとしても非常に便利です。
日本語メールの添削例
ChatGPTは、言い回しの丁寧さや構成の見直しに対応できます。
例：指示の仕方
以下のメール文を、ビジネス向けに丁寧で読みやすい表現に書き換えてください。
必要であれば文の構成も調整してください。
「」- 誤字脱字の指摘
- 語尾のトーン調整（〜します → 〜いたします）
- 不自然な表現の修正
などを含めた、改善済みの文面が返ってきます。
英文メールの添削も可能
英語メールの場合も同様に、文法ミス・表現の違和感・トーン調整をしてくれます。
例
以下の英語メールが、丁寧で自然な表現か確認し、必要があれば修正してください。ChatGPTはメールの文章添削にも高い対応力を持っています。
丁寧さやわかりやすさを重視するビジネスメールにおいて、確認用・最終チェック用ツールとしても有効です。
ChatGPTのメール作成は“漏洩リスク”に注意
ChatGPTは便利なツールですが、入力した情報がすべて安全というわけではありません。
とくにビジネスメールを作成する際は、個人情報や機密情報の取り扱いに注意が必要です。
個人情報・機密情報は入力しない
ChatGPTには、以下のような情報を入力しないようにしましょう。
- 社員名・顧客名・住所・電話番号
- 契約内容・金額・取引先名
- 社内の機密事項・開発情報
ChatGPTは「会話内容を学習している」と言われることがありますが、実際にはOpenAIの利用ポリシーに基づき、商用利用でも問題のない使い方は可能です。とはいえ、不必要な情報は極力出さないのが基本です。
入力情報を保存しない設定も活用できる
ChatGPTでは、**チャット履歴を残さない設定（チャット履歴OFF）**が可能です。
- [設定] → [データ管理] → 「チャット履歴とトレーニング」をオフに
- 履歴を残したくない場合はシークレットモードのような感覚で利用可能
利用規約とプライバシーポリシーも確認を
ビジネスでの導入を検討する場合は、OpenAIの以下の内容も一度確認しておくと安心です。
- OpenAI 利用規約（Terms of Use）
- プライバシーポリシー（Privacy Policy）
- APIやChatGPT Enterpriseのセキュリティ対応
企業での本格導入時は、ChatGPT EnterpriseやAzure OpenAIなど、セキュリティ強化された環境の利用も選択肢になります。
ChatGPTで使えるメール作成プロンプト集【コピペOK】
ChatGPTは、プロンプト（指示文）次第で出力内容が大きく変わるツールです。
ここでは、上で紹介しきれなかったメール作成用プロンプトを用途別に紹介します。
① ビジネスメール（お礼・依頼・報告など）
お礼メール
先日の商談へのお礼メールを作ってください。
相手は取引先の営業担当者で、丁寧で礼儀正しい文体を希望します。依頼メール
納品日の再確認をお願いするメールを作ってください。
相手は社外の取引先で、文面は簡潔で丁寧にしてください。報告メール
作業完了の報告メールを作ってください。
内容は短めで、進捗が順調であることを伝えたいです。② 英語メール
英語の提案メール
新しいプロジェクトの提案を伝える英語メールを作ってください。
丁寧でフォーマルな文体で、相手は海外のクライアントです。英語の返信メール
以下の英文メールに対して、了承とお礼の返信文を作ってください。
（※ここに相手の英文を貼り付け）まとめ
メールの種類や相手に合わせて、プロンプトを少し調整するだけで精度の高い文章が得られます。
まずはひとつ入力してみて、出力結果をもとに微調整していくのが効率的な使い方です。
一度体験する事で、ChatGPTのポテンシャルを実感できますよ！
